Każde poważne wydarzenie wymaga przynajmniej minimalnego planowania. Aby zorganizować przyjęcie dla dzieci, wieczór zjazdu absolwentów czy przyjacielską imprezę trzeba poświęcić czas na budżetowanie, wybór i przygotowanie lokalu, przemyślenie gier i konkursów. Im staranniej zaplanujesz, tym bardziej efektywne i niezapomniane będzie wydarzenie.
Instrukcje
Krok 1
Wyznacz sobie jasne i zwięzłe cele. Musisz sobie wyobrazić, dla kogo i dlaczego odbywa się to wydarzenie. Pierwszy blok celów dotyczy tego, co chcesz osiągnąć. Jest to w dużej mierze zdeterminowane ogólnym kierunkiem wydarzenia. Pomyśl także o celach związanych z uczestnikami: co będą musieli zrobić, jakie zadania będą musiały zostać wykonane i tak dalej. Bezsensowne spotkanie może przerodzić się w szarą i nudną rozrywkę.
Krok 2
Stwórz zespół, który przejmie odpowiedzialność za organizację wydarzenia. Rozdziel funkcje wśród organizatorów. Ktoś będzie odpowiedzialny za wybór lokalu i jego projekt. Inni będą musieli zaopatrzyć się w niezbędne materiały, artykuły spożywcze i inne akcesoria. Jeśli planujesz przyjazną imprezę, prawdopodobnie będziesz potrzebować au pair.
Krok 3
Przemyśl formę wydarzenia i ściśle trzymaj się przyjętego formatu. Może to być domowe seminarium biznesowe, impreza firmowa, spotkanie kolegów z klasy, impreza noworoczna lub dla dzieci. Każda forma wymaga osobnego przygotowania i przemyślanego składu uczestników. Odwiedzający wydarzenie powinni być świadomi tego, co ich czeka na spotkaniu. Uczestnicy nie powinni być oszukiwani.
Krok 4
Oszacuj koszty. Uwzględnij w wykazie koszty wynajmu lokalu, zakupu akcesoriów, jedzenia oraz opłacenia usług osób trzecich. Rozważ źródło finansowania wydarzenia. W najprostszym przypadku rozwiązaniem może być finansowanie kapitałowe od każdego uczestnika. Sprzedaż biletów czy zorganizowanie loterii pomoże spłacić poważniejsze spotkanie.
Krok 5
Opracuj program wydarzenia. Wymień kroki dla organizatorów, prezenterów i uczestników. Dobrze przemyślany skrypt uchroni Cię przed niezręcznymi przerwami, zacinaniem się i innymi nieporozumieniami.
Krok 6
Przygotuj zaproszenia dla uczestników. Na tym etapie powinieneś znać dokładnie datę, godzinę i miejsce wydarzenia. Formalne wydarzenia będą wymagały wcześniejszego pisemnego zaproszenia. W przypadku mniej istotnych wydarzeń może wystarczyć telefon do gości z listy. Wskazane jest, aby zrobić to na kilka dni przed wydarzeniem, aby każdy miał czas na wprowadzenie zmian w swoich planach zawodowych i osobistych.
